Gerenciamento de Contas a Pagar

Esta página é utilizada para pesquisar os títulos a pagar criados no sistema e como ponto de partida para a criação de contas a pagar avulsas, isto é, que não tenham sido criadas por outros processos dentro do sistema.

Veja aqui um video de demonstração do Gerenciamento de Contas a Pagar.

Conceito:

Ao efetuar um Pedido de Compra e o mesmo ser aprovado, o ERPx já cria um título no Gerenciamento de Contas a Pagar com o status "Aguardando aprovação ". Quando o pedido é Recebido e status muda automaticamente para "Aprovado ".

Você verá abaixo as seguintes opções:

Abaixo a tela do Gerenciamento de Contas a Pagar.

Filtros:

  • Todos os campos de Filtro estão disponíveis para facilitar seu trabalho em localizar uma determinada Conta a Pagar.

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Como dar entrada em uma Conta a Pagar AVULSA.

Para dar entrada em uma nova Conta a Pagar, clique no ícone Novo , na página do Gerenciamento e será aberta a página para você fazer o cadastro da conta.

Aba Dados para pagamento

- Fornecedor

Campos:

  • CNPJ / CPF: Informe o CNPJ ou o CPF do fornecedor. É mais fácil utilizar o próximo campo.
  • Nome ou Razão Social: Digite uma parte do nome do fornecedor e o sistema irá mostrar para você todos os nomes que possuem o que você digitou e basta escolher o desejado.
  • Favorecido: Informe um outro favorecido, se for o caso. Se não, o sistema já trás o nome do fornecedor escolhido no campo anterior.
  • Sacado: Escolha qual a Unidade da Empresa é responsável por esta Conta a Pagar.

-  Dados gerais e cobrança da Conta a Pagar.

Campos:

  • Descrição: Informe o Histórico de despesas. Basta digitar as primeiras letra do nome a ser localizado. Está descrição pertence ao "plano de contas" da Empresa.
  • Ref.: Referência. Poderá se com um nome específico de acordo com o controle de pagamento que a empresa efetua, ou um nome específico junto com um número de controle qualquer estipulado ou NF do fornecedor.
  • Tipo de documento: Este poderá ser o Tipo de Documento referente a esta conta. Clique no ícone para escolher. Por exemplo, Nota Fiscal.
  • Número doc.: É o número do documento, por exemplo, o número da Nota Fiscal.
  • Moeda: Escolha a moeda.
  • Data de lançamento: Esta data marca o mês que a conta foi contraída para efeitos contábeis.
  • Data de emissão: Esta data, também chamada de Data Base, é a data que será utilizada para o cálculo do vencimento das parcelas.
  • Valor total: Informe o Valor Total da Conta a Pagar.
  • Forma de pagamento: Escolha qual a Forma de Pagamento. As forma que são apresentadas são as que foram cadastradas em Formas de Parcelamento. Clique no ícone para que o sistema gere as parcelas correspondentes a forma escolhida.
  • Tipo de rateio: Escolha o Tipo de Rateio desejado. Por Conta Financeira ou Centro de Custos.
  • Deduzir impostos: Marque o checkbox para habilitar esta opção, onde você deverá informar os Impostos que serão deduzidos do valor a receber. Clique no ícone para informar mais impostos a serem deduzidos.

- Parcelas

Campos:

  • Após ter clicado no ícone da Forma de Pagamento, o sistema irá mostrar nesta área as parcelas, com seus respectivos vencimentos e valores.
  • Você pode optar por criar pagamentos como uma Previsão de Pagamento e para isto, escolha no campo Previsão.
  • Debitar imediatamente: Você pode debitar em uma conta bancária ou de movimento o valor deste pagamento imediatamente, sem passar pelo Vencimentos do Dia. É necessário autorização especial para isto.
  • Arquivos digitalizados: O ERPx permite que você armazene junto ao título os arquivos digitalizados da Conta a Pagar, como por exemplo, a Nota Fiscal, o recibo de pagamento, um contrato, etc... Não existe limites de anexos.
    • Descrição: Informe uma descrição para o Arquivo Anexado.
    • Arquivo: Selecione em seu computador o arquivo desejado. É um arquivo por linha.
    • Mais: Clique no ícone para inserir mais arquivos anexados no título.

Aba Outras informações

Campos:

  • Juros, multas e acréscimos: Informe nos campos correspondentes as informações desejadas. Não obrigatório, apenas para informação.
  • Observações: Digite qualquer informação desejada desta Conta a Pagar neste campo.
  • Nível de acesso:  “Nível 1”, “Nível 2”, “Nível 3”, “Nível 4”, “Nível 5”. Restringe o acesso a esta informação a usuários com nível igual ou maior que o definido aqui.

Aba Dados do fornecedor

Campos:

  • Utilize esta aba para cadastrar as informações de um fornecedor que não esteja cadastrado no sistema. Sugerimos que o cadastro do fornecedor seja efetuado antes de cadastrar o título pelo Gerenciamento de Fornecedores.

Para concluir o cadastro da nova Conta a Pagar, clique no botão .

O sistema retornará para a página do Gerenciamento de Contas a Pagar.

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Como APROVAR uma Conta a Pagar manualmente.

 

Campos:

  • Dependendo da configuração de Autorização de seu usuário, as contas a pagar cadastradas de forma AVULSA ficam com o status de "Aguardando aprovação (  )" e você ou o responsável deverão aprovar a Conta a Pagar manualmente.
  • Se um título foi criado automaticamente por um Pedido de Compra ele ficará com o Status "Aguardando aprovação" até que o pedido seja recebido. Ao ser recebido pelo Estoque o título passa automaticamente para "Aprovado ".
  • Caso você faça um lançamento avulso de uma Conta a Pagar e seu usuário está configurado para não aprovar automaticamente, você precisará fazer a aprovação de forma manual. Para isto siga estes passos:
    • Marque o checkbox da linha do título. Preencha com o Nome de usuário e a Senha, no final da página . Em seguida clique no botão Aprovar.
    • Pronto. O título já está aprovado e aparecerá nos seus relatórios, fluxo de caixa e no Vencimentos do Dia para ser dado baixa.

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O que fazer para CANCELAR uma Conta a Pagar.

  •  O cancelamento de uma Conta a Pagar só será feito para os títulos que não foram pagos, ou seja, somente os "em aberto" serão cancelados.
  • Para fazer o cancelamento de um título siga os passos abaixo:
    • Marque o checkbox da linha do título. Preencha com o Nome de usuário e a Senha, no final da página . Em seguida clique no botão Cancelar.
    • Pronto. O título já está cancelado e aparecerá o ícone ao lado dele.

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Como REMOVER uma Conta a Pagar.

  • Para remover um título do Contas a Pagar, se o mesmo não estiver pago, depois de cancelar, você pode clicar no ícone  e o título será removido.
  • Utilize este recurso apenas se desejar mesmo que o título seja removido. O ideal é que você deixe ele com o status de Cancelado, pois saberá o que foi realizado.
  • Todas as ações realizadas em uma Conta a Pagar ficam armazenada na Auditoria do sistema.

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Legendas

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